POLÍTICA DE CALIDAD

La Federación Nacional de comerciantes, FENALCO Seccional Santander, comprometida con sus afiliados,usuarios y con su estructura interna en la mejora continua de su Sistema de Gestión de la Calidad, trabaja día a día con eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios de representación gremial, asesoría e información comercial y desarrollo competitivo de los comerciantes, siempre en procura de obtener su total satisfacción, ofreciendo respuestas ágiles y oportunas a sus solicitudes y expectativas, disponiendo para ello de excelentes comunicaciones internas y una estructura administrativa y financiera competente y autosuficiente, que le permite trabajar por el bien de la región y el desarrollo del comercio, para esto busca y promueve la solidaridad gremial, la eficiencia y modernización de los empresarios santandereanos, impulsando su desarrollo intelectual, económico y social , sirviendo como foro de discusión de los problemas de la región, soportado en la competencia, participación, apoyo y sentido de pertenencia de sus funcionarios.

OBJETIVOS DE CALIDAD

• Trabajar buscando la eficacia de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua.
• Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través de una adecuada representación gremial, suministro de información oportuna y veraz y apoyo en el desarrollo competitivo.
• Lograr la conservación de los Afiliados actuales y aumentar los afiliados a la federación mediante la gestión de actividades de mercadeo.
• Desarrollar una estructura administrativa y financiera que permita obtener una adecuada rentabilidad y que garanticen la supervivencia de la Federación.
• Promover la unión de los comerciantes, la solidaridad y cooperación de los empresarios santandereanos, impulsando su integración a través de mesas sectoriales, sirviendo como foro de discusión de los problemas de su sector en la región, a través de los cuales se diseñen estrategias que redunden en el beneficio común de los empresarios.
• Mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar con talento humano externo, recursos técnicos, administrativos y financieros de óptima calidad que garanticen la prestación de los servicios.
• Apoyar el desarrollo de las competencias del Recurso Humano como base para el logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del sentido de pertenencia Fenalquista.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Restricciones legales y usos del presente documento

El presente documento representa la Política de tratamiento de la información de Federación nacional de comerciantes seccional Santander -En adelante Fenalco Santander- la cual es exigida por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

De ahí que el contenido de este documento que Fenalco Santander pone a disposición de lectura de la comunidad corresponde a las obligaciones exigidas por el Estado Colombiano en materia de protección de datos personales.

En consecuencia, se resalta que los contenidos del presente documento, las herramientas que explican su desarrollo y demás elementos que lo componen, solo se encuentran autorizados para ser leídos y socializados. Por tanto, no se autoriza copiarlos, reproducirlos total o parcialmente, venderlos, o utilizarlos con fines distintos a los señalados.

El incumplimiento de lo aquí dispuesto, configuraría una acción violatoria de la propiedad intelectual, del Know How y los derechos de autor, todos en cabeza de Fenalco Santander.  

  1. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El artículo 15 de la Constitución política de Colombia es el núcleo central de la protección de datos. Así mismo se encuentra la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas concordantes.
  1. DEFINICIONES

Fenalco Santander define los siguientes conceptos para facilitar la interpretación de la presente política.

  1. Afiliado: Persona jurídica o natural vinculada a Fenalco Santander, la cual adquiere beneficios y servicios especiales ofrecidos por la Federación.  
  2. Apoderado o Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante Fenalco Santander a cuenta de quien autoriza.
  3. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
  4. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  5. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  6. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas  naturales determinadas o determinables.
  7. Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
  8. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  9. Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
  10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  11. Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de Fenalco Santander como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
  12. Interesados: Personas naturales o jurídicas que han entregado información de contacto y que se encuentran interesadas en la afiliación a Fenalco Santander.
  13. Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona física no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
  14. Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Fenalco Santander, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato.
  15. Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
  16. Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide la administración y gestión sobre los datos personales a su cargo.
  17. Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por Fenalco Santander para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
  18. Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que Fenalco Santander realiza cualquier tipo de tratamiento.
  19. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
  20. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  21. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
  22. Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes físicas de Fenalco Santander y que son captados por el sistema interno de video vigilancia.
  23. El ámbito de aplicación de la presente política será específicamente para el tratamiento de datos de carácter personal que realice Fenalco Santander con el propósito de salvaguardar la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos registrados por titulares.
V. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En Fenalco Santander tratamos sus datos personales siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento y las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad, seguridad y reserva de la información personal. Los principios que orientan a nuestro equipo de trabajo en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales son enunciados a continuación:

•          La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley. El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten.

•          Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de la Federación.

•          Los datos de carácter personal sometidos a tratamiento no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.

•          Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.

•          El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee.

•          El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.

VI.     AUTORIZACIÓN

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales sobre la persona que recopila la información, la cual puede ser un responsable o encargado, los datos que se recopilan, la finalidad, el ejercicio de sus derechos sobre los datos personales suministrados y sí llegado el caso se recopilan datos sensibles. 

El afiliado, desafiliado, trabajador, proveedor, y demás personal relacionado con Fenalco Santander denominado en este documento como el titular, deberá previamente manifestar la aceptación para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por cuenta de Fenalco Santander.

Esta manifestación deberá efectuarse de forma expresa, libre, voluntaria.

Fenalco Santander, actuando como responsable del tratamiento de datos personales, deberá disponer de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La Autorización que confiere el Titular se hará para los fines que la norma contiene.

VII.   MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización que conceda el titular, deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

VIII.  DATOS PERSONALES

Nuestra operación como Federación requiere conocer y tratar diariamente datos personales que corresponden a las categorías de datos públicos, semiprivados, privados y excepcionalmente datos de carácter sensible.

IX. TITULARES Y DATOS PERSONALES
En nuestra operación diaria, tratamos datos personales que pertenecen a las siguientes categorías: públicos, semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles. Esta información corresponde a los titulares que a continuación se relacionan:
  1. Aspirante a trabajador.
  2. Autorizado o apoderado.
  3. Afiliado.
  4. Asistente a eventos especiales
  5. Capacitador.
  6. Eventual afiliado.
  7. Extrabajador
  8. Desafiliado
  9. Representante legal de empresa afiliada.
  10. Trabajador.
  11. Peticionario.
  12. Proveedor.
  13. Asistentes a capacitaciones.
  14. Aprendiz.
  15. Practicante
X. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
A continuación, compartimos las finalidades para las cuales recolectamos y tratamos la información de nuestros titulares. La información proporcionada por los titulares de datos personales es empleada conforme a finalidades legítimas y relativas a nuestra actividad económica. Estas finalidades se enuncian de manera específica en la siguiente lista:
  1.  Ofrecer los servicios de afiliación a Fenalco Santander.
  2.  Realizar el trámite de afiliación a Fenalco Santander con las personas naturales o jurídicas que deseen ser parte de la Federación.
  3.  Adquirir productos y servicios necesarios para la realización de las actividades proyectadas al interior de cada proceso de Fenalco Santander.
  4. Promover la formación de los afiliados a través de la proyección de distintos eventos al interior de Fenalco Santander en el proceso de Desarrollo competitivo de las personas jurídicas o naturales afiliadas.
  5. Respaldar y representar efectivamente los intereses de los empresarios.
  6. Liderar la agrupación gremial de determinados sectores económicos del departamento Santander.
  7. Llevar a cabo el trámite de cobro y recuperación de cartera en su etapa prejurídica de la cartera externa de los afiliados a Fenalco Santander.
  8. Prestar el servicio de asesoría jurídica gratuita a los afiliados de Fenalco Santander, resolviendo dudas e inquietudes jurídicas en torno a temas de Derecho laboral, comercial, administrativo.
  9. Llevar control de la realización de capacitaciones masivas organizadas por Gestión y asesoría jurídica.
  10. Mantener comunicación y contacto permanente con los afiliados de Fenalco Santander automotriz en relación con la prestación de los distintos servicios que ofrece la federación a los afiliados.
  11. Conservar información relevante para reportar a entidades estatales.
  12. Llevar control de las solicitudes de préstamo de espacios al interior de Fenalco Santander en el proceso de Comunicaciones y estudios económicos.
  13. Organizar los eventos especiales de “Día nacional del tendero” y “Noche de los mejores”.
  14.  Almacenar información de recurso humano como hoja de vida de los trabajadores, seguridad social y prestaciones sociales. 
  15.  Administrar la información concerniente al Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
  16.  Registrar la asistencia de las personas asistentes a eventos organizados por Fenalco Santander. 
  17. Efectuar las inscripciones a capacitaciones y eventos organizadas por Fenalco Santander. 
  18. Mantener la información general de los trabajadores para incluir en la Nómina. 
  19. Recibir información de tipo comercial por parte de Fenalco y demás aliados estratégicos.
  20. Llevar un control histórico de los trabajadores de Fenalco Santander.